Política do Centro de Memória da EEFEUSP

1. CARACTERIZAÇÃO

1.1. Sobre a EEFE

            Criada em 1934, a então Escola de Educação Física, a primeira instituição civil de ensino da área no Brasil, era subordinada ao Departamento de Educação Física do Estado de São Paulo e tinha por objetivo formar instrutores de ginástica e professores de educação física q para autuarem no ensino formal. Ao longo da sua trajetória, a Instituição manteve sempre um papel de pioneirismo e inovação. Por exemplo, já na sua primeira turma possibilitou o ingresso tanto de homens como de mulheres.

            Em 1969, ela foi incorporada à Universidade de São Paulo, mas as suas atividades eram desenvolvidas em instalações cedidas em vários locais da cidade de São Paulo. Só obteve a sede própria, em 1975, quando finalmente foram construídas as atuais instalações no campus da Cidade Universitária.

            O pioneirismo se deu também na Pós-Graduação stricto-sensu. O curso de mestrado da EEFE, instituído em 1977, foi o primeiro na área na América Latina. O mesmo se sucedeu com a criação do curso de doutorado em Educação Física, em 1989.

            Nesses quase 90 anos de história, muitos avanços foram logrados, que contribuíram para o seu reconhecimento nacional e internacional. Nomeadamente, o seu Programa de Pós-graduação foi o primeiro a obter o conceito 7 na avaliação da CAPES, mantendo-o nas últimas avaliações. A sua produção científica tem contribuído significativamente para o avanço do conhecimento na área, comprovada pelas posições de destaque em vários rankings internacionais de classificação das instituições ao redor do mundo. Os seus cursos de Graduação têm sido constantemente reestruturados e inovados para manterem a sua atualidade em relação às necessidades sociais e ao mercado de trabalho. Os seus programas de extensão têm se constituído um importante canal de interação com a sociedade, além de oferecer um espaço privilegiado de formação para alunos de graduação e de realização de pesquisas científicas.

            Assim, entende-se que o resgate do caminho percorrido desde a sua criação é fundamental para compreender o que a Instituição é hoje e poderá ser no futuro.

1.2. Sobre o Centro de Memória

            A necessidade de organização do material histórico da EEFE está relatada na ata da reunião da Congregação em 1990. Para a sua efetivação, o material existente foi catalogado e inicialmente armazenado na Biblioteca “Cyro de Andrade”.

            Somente por volta de 2004, foi estruturada uma sala dentro da própria Biblioteca para a montagem de um Centro de Memória. Foi adquirido um arquivo deslizante, agregando objetos aos documentos e fotos existentes. Alguns materiais do acervo foram acomodados em vitrines expositoras. No entanto, institucionalmente, não houve uma coordenação que desse continuidade ao trabalho.

            Em 2013, uma importante reforma foi realizada em todo Bloco Administrativo da Escola. Ela envolveu a ampliação do espaço para o crescente acervo da Biblioteca, mas não contemplou um espaço específico para o Centro de Memória. Assim, o seu acervo foi deslocado para um outro espaço provisório e lá permaneceu.

            Em 2014, diante da necessidade de levantar dados históricos para o aniversário de 80 anos da Escola de Educação Física e Esporte, deu-se início a um trabalho que acabou resultando na organização do Centro de Memória da EEFE-USP, mediante a busca de conhecimento técnico, a mudança para um novo espaço e a aquisição de novos documentos.

            Em 2023, a EEFE teve contemplado o projeto “Centro de Memória da EEFE-USP: Preservar, ampliar e divulgar”, no Edital da Pró-Reitoria de Cultura e Extensão Universitária. Assim, a fim de dar execução ao projeto, foi designada uma Comissão Coordenadora e foi estabelecida a presente Política do Centro de Memória da EEFE-USP.

2. MISSÃO

Resgatar, organizar e preservar a memória institucional, oferecendo uma visão global da história, de fases e de processos da EEFE.

3. OBJETIVOS

São objetivos do Centro de Memória da EEFE-USP:

a) constituir um acervo documental que testemunhe as funções e atividades da EEFE;

b) prospectar documentos com informação de qualidade;

c) ser repositório e disseminador da cultura e dos valores da EEFE;

d) responder a demandas internas e externas de documentos e informações; e

e) contribuir para o desenvolvimento da instituição.

4. FUNÇÕES TÉCNICAS

A fim de atender os seus objetivos, serão desempenhadas as seguintes funções técnicas:

a) adotar e implementar os padrões arquivísticos e museológicos nacionais e internacionais nos procedimentos de captação, tratamento e guarda dos documentos a fim de garantir a sua segurança e conservação.

b) avaliar a aquisição ou transferências de documentos para alimentar o acervo;

c) realizar o processamento técnico;

d) dar acesso aos documentos tratados, bem como fazer o atendimento a pesquisas e visitas técnicas;

f) organizar do Centro de Memória Virtual; e

g) disseminar o Centro de Memória da EEFE-USP, por meio produções como exposições temáticas e publicações.

5. PÚBLICO

– Público interno: Direção, Departamentos e Serviços, Corpo docente e discente.

– Público externo: Instituições da área específica e áreas correlatas, Pesquisadores e Pesquisadoras, Egressos, Centros de Memórias, Comunidade em geral.

6. COMPOSIÇÃO DO ACERVO

6.1. LINHAS DO ACERVO

– Memórias Institucionais (Coleções)

– Acervos Pessoais (Fundos)

6.2. TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS

– Textual (atas, ofícios, cartas, comunicados, decretos, fichas etc.)

– Iconográfico (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras etc.)

– Audiovisual (fitas VHS, filmes, DVDs etc.)

– Sonoro (fitas cassetes, discos etc.)

– Bibliográfico (livros, revistas, teses, relatórios, jornais etc.)

– Tridimensional (troféus, medalhas, equipamentos, objetos, vestimentas, bandeiras etc.)

7. AQUISIÇÃO

7.1. Formas

A aquisição de documentos poderá ser realizada por meio dos seguintes procedimentos:

– Transferência interna – documentos recebidos de setores da própria EEFE

– Doação – documentos recebidos de pessoa física ou jurídica

7.2. Critérios

A seleção de documentos consiste nas atividades relacionadas à pesquisa, avaliação e indicação de coleções e acervos que possam ser incorporados ao Centro de Memória da EEFE-USP. Os critérios para constituição do acervo devem obedecer às seguintes orientações:

a) O acervo a ser incorporado deve estar em consonância com a missão e objetivos do Centro de Memória da EEFE-USP;

b) Ter relevância para a composição do acervo e para seus usuários, bem como a sua pertinência com a natureza e o conteúdo dos fundos e coleções do Centro de Memória da EEFE-USP;

c) Ter autoridade, seja por reconhecimento público, de especialistas ou de seus pares sobre a relevância da produção do titular (particular ou institucional) do acervo;

d) Ter bom estado geral de conservação e possuir tamanho, volume ou quantidade condizente com o espaço do Centro de Memória da EEFE-USP, observando a capacidade de armazenamento, conservação e segurança dos itens, bem como considerando os custos de transferência, conservação, organização, armazenamento e manutenção;

e) Ter sido legalmente obtido pelo proprietário; e

f) Ter indicação de restrição de uso, exposição e/ou divulgação em diferentes mídias.

7.3. Procedimentos

O doador/instituição doadora ou setor que propõe a transferência deverá apresentar uma comunicação escrita dessa intenção, com a listagem completa dos documentos e com o maior número possível de informações sobre os mesmos. Após a avaliação e decisão sobre a incorporação do documento ao acervo do Centro de Memória da EEFE-USP, será assinado um Termo de Doação ou Termo de Recolhimento, conforme o caso.

8. DESINCORPORAÇÃO E DESCARTE

8.1. Forma

A desincorporação e descarte definitivo de um documento do acervo acontecerá, preferencialmente, por meio de permuta, doação, restituição ou, excepcionalmente, por destruição.

8.2. Critérios

Os itens do acervo apenas poderão ser descartados se:

a) Apresentarem deteriorações que possam representar perigo para os profissionais, visitantes, coleções ou instalações;

b) Consistirem de pedaços ou fragmentos que não possam ser identificados;

c) Existir ausência de informações relacionadas à procedência dos documentos;

d) O Centro de Memória da EEFE-USP não possuir condições adequadas de conservação ou manutenção;

e) Estiverem fora da área de interesse da Instituição;

f) Documentos que excedam o número de 03 (três) cópias ou exemplares.

8.3. Procedimentos

As decisões de dispor de itens das coleções devem ser feitas caso a caso, após uma análise rigorosa, devendo ser mantidos os registros de todas as decisões e de todos os documentos relacionados com o descarte, incluindo registros fotográficos.

9. GESTÃO DO ACERVO (ou CATALOGAÇÃO)

Os itens do acervo serão organizados nas seguintes coleções:

– Audiovisual

– Iconografia

– Itens tridimensionais

– Textual

Para catalogação dos itens do acervo serão levantados os seguintes metadados:

– Tipo / Tipologia

– Título

– Título alternativo

– Autor

– Tradutor / Organizador / Editor / Cinegrafista etc

– Editora

– Data

– Resumo

– Palavra-chave / assunto

– Descrição

– Formato

– Dimensão

– Idioma

– Identificador

– URI

– Chamada

– Localização

– Notas

– Notas internas

– Permissões e restrições de uso

10. ACONDICIONAMENTO E MANUTENÇÃO DO ACERVO

O acervo será acondicionado em arquivos e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. O mobiliário deve seguir o acesso seguro aos documentos. O manuseio dos documentos deve ser feito com uso de EPIs. As seguintes atividades deverão ser programadas visando a segurança do acervo:

a) controle de temperatura e unidade – frequência diária

b) limpeza da sala – frequência semanal

c) limpeza do ar condicionado – frequência mensal

d) verificação de agentes biológicos – frequência mensal

e) limpeza completa – frequência anual

11. ACESSIBILIDADE DO ACERVO

11.1. Acessibilidade presencial

– Acesso público: será permitido acesso público ao acervo disposto nas áreas comuns da EEFE (por ex.: itens dispostos nos corredores da EEFE, como expostos em vitrine ou fixados nas paredes);

– Acesso restrito: a Sala da Reserva Técnica terá acesso restrito a pesquisadores mediante o preenchimento de cadastro, agendamento prévio e acompanhamento pela equipe técnica. Sempre que possível, dar-se-á preferência ao acesso ao Centro de Memória Virtual.

11.2. Acessibilidade virtual

– Centro de Memória Virtual: os itens ficarão disponíveis à consulta pública, com restrições somente as informações previstas na legislação.

11.3 Restrições

As restrições de acesso levarão em conta a legislação sobre dados pessoais e proteção de identidade e a legislação de direitos autorais e permissões de uso.

11.4 Registros

A reprodução e utilização de qualquer material público do acervo será necessário citar como fonte “Acervo do Centro de Memória da EEFE-USP”.

12. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Os casos omissos serão avaliados pelo Comissão Coordenadora do Centro de Memória da EEFE-USP.

A presente Política será avaliada e atualizada sempre que surgir necessidade.